Ventajas de tener una secretaria ejecutiva
La profesión de la secretaria ejecutiva implica un trabajo integral, que abarca distintas tareas y disciplinas que deben ser efectuadas al mismo tiempo.
Además de encargarse de la atención telefónica y redactar correos, el oficio de secretaria posee un valor agregado.
Se trata de un recurso humano que responde a un ejecutivo de empresa, por lo que cuenta con distintas habilidades y cualidades.
Esta se ha transformado en una profesión clave en toda compañía de prestigio, destacándose por su nivel de capacitación y por el cuidado de su imagen personal.
Características
Toda secretaria ejecutiva cuenta con determinadas características, que la hacen especial para el puesto.
Entre ellas, la misma cuenta con solidez actitudinal, empatía, proactividad, comunicación y esfuerzo por abrir el camino o simplificar las tareas.
Además es capaz de asumir responsabilidades y diferentes funciones, al mismo tiempo que cuenta con la facilidad para coordinar las tareas o manejarlas al mismo tiempo.
Cualidades
La actitud de la secretaria ejecutiva expresa firmeza y seguridad en el momento de resolver situaciones extremas.
Además tiene buen humor, lo que le permite disolver su estrés y el de su jefe, así como contención y mantenimiento de un clima laboral positivo.
Por su parte, toda secretaria ejecutiva debe poder cumplir con distintos compromisos y complejidades propias de la función.
Por eso la responsabilidad es su principal cualidad, la misma debe poder reflexionar, administrar y valorar sus acciones, cumpliendo sus trabajos con la menor cantidad de errores posibles.
Labores
Las secretarías ejecutivas pueden variar sus funciones de acuerdo al rubro de empresa que se encuentren trabajando, sus estudios también dependerán del mismo.
Las labores serán las delegadas por su jefe, por lo que debe contar con iniciativa y sentido común para tomar decisiones del mejor modo posible.
Se define más precisamente como un recurso polivalente, es decir, capaz de abarcar distintas tareas de varias áreas de acuerdo a las demandas diarias.
Para eso cuenta con competencias técnicas y conocimientos diversos de informática, idiomas, contable, ceremonial y protocolo.
La secretaria ejecutiva puede manejar el presupuesto, administrar las redes, realizar informes, supervisar la tarea de otros y responder directamente a altos rangos jerárquicos de una empresa.
Ventajas
Las secretarías ejecutivas, además de realizar las tareas administrativas habituales, tienen diplomacia, buen juicio y capacidad de ser independiente.
Además guardan discreción en la información otorgada de carácter reservada, dado que ocupa un cargo de confianza de su jefe.
Por otro lado, la secretaria ejecutiva es una persona eficiente, utiliza de forma óptima los recursos disponibles para obtener los resultados deseados y lograr los objetivos propuestos.
La organización y la puntualidad son otros de sus fuertes, la misma ordena el trabajo y lo presenta en los tiempos estipulados según calendarios o deadlines.
La secretaria ejecutiva será una persona observadora, atenta a cada detalle lo que permite anteponerse a los hechos.
Cuenta con el tacto necesario para hacer lo que debe hacer en cada momento, pudiendo manejar la situación de forma eficaz.
Trabajo conjunto
No obstante, detrás de una buena secretaria ejecutiva existe un jefe que sabe comunicar con solvencia las labores a realizar y en todos los canales posibles.
Entre ambos debe existir una buena comunicación, que permita instaurar una relación de confianza indispensable para trabajar a diario.
La capacidad que tenga el jefe de delegar las tareas, influye en el desarrollo de las secretarias en su puesto y su lugar como colaboradora en la gestión del negocio.
Mientras que la empatía será fundamental en la relación entre secretaria y jefe, para poder interpretar lo que no se pueda expresar de forma directa.
Una secretaria ejecutiva provee de muchas ventajas para toda empresa que busca potenciarse y crecer.
Lic. Maria Soledad Luna
