Cómo ordenar el correo electrónico
Llevar un orden en el correo electrónico puede ser una tarea ardua y que lleva su tiempo, no obstante una vez que es realizada, permite simplificar y achicar muchas labores.
Para mantener el e-mail lo más organizado posible, será importante tener constancia en el orden y no descuidarlo por muchos días.
Algunos consejos para tener el e-mail limpio, incluyen considerar la priorización de los destinatarios, diferenciando aquellos que son importantes de los que pueden ser spam.
Rutina
Para tener el correo electrónico en orden, es importante en primera instancia, establecer una rutina para revisarlo.
Se puede determinar un horario específico para la visualización del e-mail de forma general, y en caso de esperar una respuesta, revisarlo una vez más.
También se pueden aprovechar los tiempos muertos si se cuenta con la aplicación del correo en el Smartphone, chequeando en lugares de espera o en filas de trámites.
Constancia
Lo ideal es chequear el correo todos los días durante la primera hora de la mañana y luego, en caso de ser necesario, durante un momento de la tarde.
Esto permite llevar un control de lo que ingresa, para poder responder lo antes posible aquello que tiene prioridad eliminando lo que no interesa.
De esta forma se evita la acumulación de correos, que una vez que llegan a ser de gran tamaño, dificultan la lectura y el orden.
Marcas o indicadores
En la mayoría de los correos electrónicos existen marcas o indicadores para los e-mails que tienen relevancia o urgencia.
Estos correos se suelen posicionar en la parte superior, pueden tener colores y logran ser de mayor visibilidad para el usuario.
Los marcadores resultan de utilidad para tener presentes aquellos que cuentan con una continuidad, que se espera respuesta o que se deben contactar más adelante.
Contestar rápido
Una forma de que los correos no se acumulen es contestarlos rápido, en la medida de las posibilidades.
Esto además de evitar la acumulación de pendientes, da una buena imagen con los destinatarios demostrando efectividad en la comunicación.
En el caso de no poder responderlos de inmediato, se recomienda dejarlos marcados como no leídos, para no olvidar su tratamiento posterior.
Revisar suscripciones
En muchas oportunidades aceptamos suscripciones, con o sin consentimiento evidente en distintas acciones realizadas en internet.
Para llevar un orden, resulta fundamental tomarse el tiempo para revisar cada una de las suscripciones, que pueden generar malestar cuando se acumulan en la bandeja de entrada.
Generalmente, las des-suscripciones aparecen en el mismo correo electrónico, mientras que en otros casos es necesario acceder a la web y darse de baja.
Ver el spam
Ordenar el correo electrónico también implica revisar el spam, para poder eliminar aquello que no interesa.
Borrar la mayor cantidad posible de correos del e-mail, permite achicar la cantidad de mensajes generales que pueden hacer más pesado el almacenamiento, y por tanto, más lento.
No obstante, chequear el spam asegura además saber si no ha llegado un correo importante que se puedo haber filtrado.
Crear carpetas
Si se reciben a diario grandes cantidades de correos es imprescindible crear carpetas de acuerdo a cada persona o grupo al que pertenece.
Una vez que se ha leído el correo, se responderá si así amerita y se moverá a la carpeta de la categoría a la que pertenece.
Resulta ideal enviar tanto el correo electrónico recibido como el enviado, sin embargo este paso se puede ahorrar configurando el correo en vista conversación.
Cómo ordenar el correo electrónico
El orden del correo electrónico es importante para todas las personas, tanto para aquellos que lo utilizan para llevar adelante una función como para personas particulares.
Sus ventajas son claras: contar con un correo menos pesado y más ágil, evitar correos en abundancia que generan malestar y tener presente lo verdaderamente importante.
Lic. Maria Soledad Luna
