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 Optimizar el tiempo, una agenda de trabajo efectiva

Optimizar el tiempo, una agenda de trabajo efectiva

Tu agenda perfecta

Tanto para emprendedores como para ejecutivos, una agenda de trabajo bien organizada es esencial.

Una agenda de trabajo efectiva es aquella que cumple con al menos tres objetivos bien marcados:

  1. Organización óptima del tiempo.
  2. Jerarquización eficiente de las actividades.
  3. Detalle de información estratégica.

Consideraciones para la elaboración de la agenda de trabajo

Priorizar los objetivos. Es importante poder jerarquizar las actividades de acuerdo a su importancia y urgencia.

En ese sentido, también puede considerarse el momento del día en el que uno tiene más lucidez para realizar determinadas acciones que requieren más concentración.

Línea de tiempo. Resulta ideal poder calcular el tiempo de duración de cada actividad, eso permite optimizar el tiempo diario y semanal.

Es importante considerar e incluir el tiempo de transporte hacia un lugar o el tiempo de organización si se requiriera.

Mirando a los otros

Acordar con otros. Conversar previamente con las personas con las que se compartirá el tiempo, ya sea en una reunión o en una actividad, es muy importante.

Esto permite conocer las necesidades y todas las cuestiones que pudieron no quedar expresadas, lo cual permitirá ganar tiempo de organización.

Diversificar las citas. El hecho de querer cumplir con todos los compromisos en una jornada provoca sobrecarga y malestar que puede disipar oportunidades.

Planear una agenda heterogénea, combinando una reunión importante diaria con otras actividades, mejora la concentración, disminuye el estrés y brinda bienestar general.

Información estratégica en reuniones

Sobre las reuniones, existen algunos puntos a tener en cuenta para perfeccionar la agenda como ser contar con información estratégica.

Respecto de la información estratégica, resulta ideal poder contar con datos de las personas que participaran en la reunión.

Conocer posibles objetivos a alcanzar, proyectos previos, identidad e ideas generales, agiliza la conversación, permite programar metas acordes y evitar comentarios que puedan ser negativos.

La asistencia

Por otro lado, cuando se convoca a una reunión es importante poder establecer un sistema de asistencia para optimizar el tiempo.

En ese sentido se utilizará dos momentos de la agenda para notificar solicitando la concurrencia: uno varios días antes de la reunión y el segundo, varias horas antes del encuentro.

Se puede decir que habrá una optimización del tiempo, si la reunión se lleva a cabo con una asistencia efectiva.

Tipos de reuniones

Existen dos tipos de reuniones que es necesario diferenciar a la hora de jerarquizar la agenda, ya que amplía su planificación.

Por un lado, las reuniones fijas son aquellas que no se pueden posponer ni cambiar, algunos ejemplos de éstas pueden ser: reuniones ejecutivas, exposiciones, disertaciones y aniversarios.

Por otro lado, se consideran reuniones flexibles a las que podrían ser suspendidas y reprogramadas, tales como: entrevistas, presentaciones y visitas.

Jerarquización de tareas

Es importante poder jerarquizar las reuniones en base a esa clasificación, tanto para establecer prioridades como para tener margen ante modificaciones imprevistas de agenda.

De todas formas, la clasificación estará siempre sujeta a las prioridades propias o de los equipos de trabajo.

En muchos casos éstos podrán elegir cambiar de priorización, de flexible a fija, respectivamente.

Tipos de agenda

En la actualidad existen varios tipos de agenda: la física, la electrónica y la de aplicaciones o en la nube.

En el caso de la agenda física, resultan muy útiles aquellas que cuentan con los horarios de cada día para optimizar el tiempo al máximo.

Para realizar una buena jerarquización de actividades se puede utilizar marcadores de distintos colores, que permitan identificar fácilmente las prioridades.

En el caso de las agendas electrónicas, el principal beneficio es su practicidad en la organización de la información, además permite generar alarmas recordatorias y de prioridad.

Las aplicaciones o agendas online son las más utilizadas en la actualidad ya que presentan múltiples ventajas.

Entre ellas se encuentra la posibilidad de compartir la información con los equipos de trabajo o en la relación secretaria/jefe o cliente en tiempo real.

Una agenda de trabajo efectiva

Optimización del tiempo, conocimiento de prioridades, fuente de información valiosa, posibilidad de proyección y análisis de las actividades.

Estos son algunos de los beneficios que proporciona una agenda de trabajo efectiva, herramienta imprescindible para una buena organización laboral.

By Lic. Maria Soledad Luna

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