¿Qué puede aportar a tu empresa un asistente virtual?
Puede parecer repetitivo pero, una vez más es necesario decirlo: para optimizar el trabajo en una empresa no hace falta ocuparse de todo. A veces, menos es más: delegar tareas puede contribuir a mejorar la productividad y el rendimiento de sus miembros, a la vez que aumenta su competitividad y brinda una buena imagen en el mercado.
Ligado a esto, resulta interesante la figura de los asistentes virtuales, que se van haciendo su propio lugar a cada paso. La profesionalización de una gran cantidad de trabajadores en estas funciones se debe, por un lado, a la creciente demanda que tienen las instituciones de incluir especialistas en soporte técnico y de gestión, y por otro lado, a las exigencias tecnológicas, así como en cuanto a la eficiencia en el uso del tiempo y la administración de los recursos para seguir creciendo en el marco de una economía cambiante.
Más allá de que es importante contar con uno de ellos en tu empresa, no se trata de elegir a cualquiera. Entonces, al momento de hacer una selección, debes considerar las habilidades que éste ha desarrollado, el conocimiento que porta y las experiencias que tiene: ¿cuáles son las cualidades que debés buscar en tu candidato?
Resulta imprescindible hacer mención a las habilidades que tienen que ver con:
-el trabajo autónomo, proactivo y versátil: capacidad de desempeñar múltiples tareas.
-la organización de las actividades, las tareas y los tiempos: alguien que sepa cómo llevar a cabo la planificación, administración y el control de la agenda.
-la comunicación asertiva y empática: una persona que pueda promocionar y vender los productos o servicios.
-la atención a los clientes: especialista en garantizar una excelente experiencia de usuario, que satisfaga sus necesidades.
-resolución de imprevistos y problemas: capacidad de gestionar de situaciones de crisis y reclamos.
Otra de las cuestiones que hay que atender es la de los conocimientos, las herramientas y la formación con la que cuenta:
-formación o estudio de disciplinas cuyas áreas estén relacionadas a las actividades y responsabilidades que se les quiere encomendar en la organización: administración, contabilidad, comunicación, psicología organizacional, marketing digital, redacción, gestión de redes sociales, programación, diseño gráfico, entre otras.
-manejo de herramientas digitales (plataformas y dispositivos) que se utilicen dentro de la empresa para desempeñar sus tareas: por ejemplo, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Hotmail, Gmail, Google Drive, Google Calendar, Canva, Dropbox, Asana, Slack, Google Meet, Zoom.
Y por último, se debe indagar en la experiencia adquirida, es decir, la trayectoria desarrollada. En ese sentido, es importante considerar:
-el perfil de las empresas con las que haya trabajado.
-sus expectativas y aspiraciones, o aquello en lo que sienta que puede contribuir.
-el tipo de proyectos llevados a cabo en esos espacios laborales.
-el rol desempeñado en esos proyectos.
-la cantidad de tiempo trabajando allí.
Así que ya sabés: las habilidades aprendidas, los conocimientos incorporados y las experiencias de tu asistente virtual pueden ayudarte a trabajar de manera organizada, equilibrada, eficiente y colaborativa.
