¿Por qué es importante tener la agenda de tu empresa bien organizada?
Cada vez se torna más evidente que para que una empresa pueda trabajar de manera organizada, clara y eficiente necesita poner en funcionamiento una agenda propia, que le servirá de orientación o guía cada día, semana o mes.
Se requiere de una adecuada planificación para administrar mejor el uso del tiempo y cumplir con los compromisos y proyectos planteados. Esto permite optimizar el rendimiento y trazar un camino común en medio de la versatilidad y el multitasking propios de la era digital en la que estamos inmersos.
Sin embargo, en ciertas oportunidades realizar esta tarea se convierte en una carga, por lo que las autoridades de la empresa derivan esta responsabilidad a asistentes virtuales, quienes se ocupan de gestionar y controlar su correcto funcionamiento y aplicación.
El establecimiento de rutinas de trabajo resulta fundamental para evitar la dispersión, ya que el abanico de tareas es amplio y diverso. Asimismo, permite acentuar el diálogo y la comunicación entre colegas e incrementa la presencia en la relación con los clientes de la empresa.
Mientras pierden peso las agendas tradicionales (en formato papel), se puede disponer de ellas de manera virtual, que a diferencia de las anteriores, incluyen opciones como las alarmas o recordatorios para cada uno de los eventos programados.
Por lo tanto, la organización debe contar con una agenda bien organizada, a la cual pueda acudir e incluso revisar siempre que lo considere pertinente. Esto significa que para ejecutar dicha planificación es importante que la institución esté al tanto de lo siguiente:
-Proyectos en curso, plazos y etapas a desarrollar para su normal consecución.
-Actividades pendientes y el orden previsto para realizarlas.
-Prioridades de la empresa.
-Días y horarios elegidos para las reuniones de equipo o los encuentros con otras organizaciones empresariales.
-Registro de las citas o turnos reservados por clientes.
-Información relevante brindada por éstos últimos, así como otro tipo de datos e información que es necesario recabar para ofrecer un servicio de calidad.
-Informes o evaluaciones que deben elaborarse y presentarse.
La tecnología ha llegado para facilitar una serie de procesos tanto en el trabajo como en la vida personal. En ese sentido, es de gran ayuda para aquellas compañías que necesitan resolver sus ocupaciones con más agilidad y eficacia.
Es imposible estar al tanto de los movimientos de la empresa o realizar un balance y proyectar a futuro sin organizar su agenda. La particularidad de los secretarios virtuales radica en que para llevar a cabo esta tarea cuentan con herramientas –tales como Google Calendar, Asana, Dropbox, entre otras- cuyo uso aporta un mayor orden, que indudablemente resulta beneficioso para todos los miembros del equipo, independientemente de su rol.
Esto reduce el estrés y el agobio mental de los responsables de la organización, liberando la preocupación por administrar y controlar el tiempo, del mismo modo que elimina la procrastinación (dejar para después alguna anotación), y disminuye las probabilidades de olvidar las actividades importantes o ausentarse en ellas.
